🤔 Conserver ses justificatifs
En cas de contrôle, l'administration fiscale vous demandera de justifier vos dépenses.
Vous devez donc être en mesure de leur présenter un justificatif pour chacune de vos charges 🤓
Pour conserver vos justificatifs, vous avez le choix : soit les joindre aux transactions concernées sur Indy ou bien les conserver de votre côté.
Sur Indy, il n'est pas obligatoire de lier un justificatif à chaque transaction, vous pouvez les joindre sur tout ou partie de vos transactions simplement pour les sécuriser et vous aider à les retrouver plus facilement !
📝 Quel justificatif utiliser ?
Les factures et les tickets de caisse servent de preuves d'achat. Il vaut mieux privilégier les factures si vous le pouvez. Sinon un ticket de caisse avec la date, les informations du prestataire, le produit acheté et le prix d'achat, peut aussi servir de justificatif.
En revanche les tickets de carte bleue ne sont pas acceptés pour justifier un achat ❌
⚠️ Si vous n'avez pas de justificatif ou que vous l'avez perdu, vous ne pourrez pas déduire la dépense dans votre comptabilité professionnelle. Il faudra donc catégoriser cette charge en Remboursement d'associé sur Indy.
Voyons ensemble quelques exemples pour justifier vos différentes charges :
Le paiement d'un prestataire 👉 la facture éditée par le prestataire
Pour les frais de déplacement 🚆
Train 👉 la facture d'achat du billet de train
Péage 👉 le ticket de caisse
Location ponctuelle d'une voiture 👉 la facture éditée par l'agence de location
Abonnement aux transports en commun de votre ville 👉 la facture de l'abonnement ou le ticket de caisse
Pour les abonnements ou les prélèvements mensuels (téléphone, eau, gaz, électricité, mutuelle, Urssaf) 👉 la facture mensuelle si vous l'avez, ou alors vous pouvez ajouter un échéancier sur le premier prélèvement.
Biens d'occasion 👉 si le vendeur est un professionnel, il doit vous fournir une facture. Si c'est un particulier, il doit faire une attestation qui reprend les éléments suivants : nom, prénom et adresse du vendeur, description du/des bien.s vendu.s (état, garantie, marque, numéro de série etc.), prix de vente et moyen de paiement 💶
Vous l'aurez compris, une dépense = un justificatif ✔️
ℹ️ Les apports d'associé et les remboursements d'associé n'ont pas besoin d'être justifiés.
🏡 Quelle adresse indiquer sur vos factures ?
Vous devez renseigner l'adresse professionnelle qui est reliée au siège de votre entreprise. La forme juridique doit aussi figurer à côté du nom de votre société.
💡 S'il s'agit d'une note de frais, les factures à votre nom sont acceptées.
Si vous avez un doute ou pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à revenir vers vous via le live-chat en bas à droite 💬
A très vite 👋