Cet article s’adresse aux professionnels en BNC.

Indy vous simplifie la vie pour tenir votre comptabilité et les espèces ne sont pas en reste 😉

Il y a toutefois quelques manipulations à faire pour que votre comptabilité soit correcte.

💸 Recettes en espèces

Situation n°1 : vous déposez vos espèces en banque

Parfait ! Si vos recettes en espèces sont déposées en banque, alors elles arriveront automatiquement sur Indy et seront correctement comptabilisées 👍

Il faudra ensuite que vous détailliez les recettes à l'unité en subdivisant la transaction de dépôt synchronisée.

Situation n°2 : vous préférez garder les espèces

Dans ce cas, vos recettes doivent impérativement apparaître sur Indy.

Là aussi il est préférable que vous saisissiez chaque recette en espèces distinctement.

🚫 Il est interdit de saisir la globalité de vos recettes en fin

de semaine ou en fin de mois 🚫

La seule tolérance étant l’autorisation d’enregistrer globalement en fin de journée des recettes en espèces payées comptant, et qui n’excèdent pas un montant unitaire de 76€.
Si vos recettes ont un montant unitaire supérieur à 76€, vous devrez dans tous les cas les lister une à une 🧐

❓ En somme, cette règle vous donne deux choix de fonctionnement. Chaque soir, vous saisissez sur Indy :

1/ Le total de vos recettes espèces en une seule ligne. En parallèle cependant, vous tenez un journal de caisse détaillé.

2/ Une ligne par recette espèces.

Exemple : Je suis médecin, aujourd'hui 3 de mes patients ont réglé leur séance de 25€ en espèces. Le soir, je saisis 3 lignes d'entrées d'espèces sur Indy.

👉 Pour ce faire, rendez-vous dans la partie Transactions.

Indy_Caisse1

Il vous suffit de cliquer sur + Ajouter une transaction puis Recette en espèces, et de remplir les détails demandés sur Indy (libellé, date, montant, catégorie et TVA si vous êtes concerné.e).

N'hésitez pas à ajouter une annotation claire et succincte par sécurité.

📚 Le journal de caisse

Un journal de caisse est un document comptable légal sur lequel vous indiquez vos entrées et sorties d'espèces, ligne par ligne et au jour le jour.

La date, le mode d'encaissement et la somme doivent apparaître.

Lors d'un contrôle, si vous choisissez le mode de fonctionnement #1 cité ci-dessus, vous devrez donc faire parvenir ce journal de caisse à l'administration fiscale par vous-même.

Rassurez-vous, Indy vous évite de devoir tenir ce journal de caisse car votre Grand Livre fait office de pièce comptable justificative si vous choisissez le fonctionnement #2.

💷 Dépenses en espèces

Sur le même principe que l'ajout d'espèces, tout se passe dans la partie Transactions.

Indy_Caisse2

Cependant, ici vous sélectionnez Dépense en espèces 😉

Cela aura pour effet de faire baisser le compte caisse de votre comptabilité.

🚨 Attention, si vous avez effectué une dépense professionnelle en espèces mais qui provenait de vos fonds personnels et pas de votre “tiroir-caisse”, il faudra ajouter une Autre dépense professionnelle.

Vous pouvez retrouver la manipulation dans cet article.

🔽 Déposer de l'espèce en banque après l'avoir saisi sur le compte caisse

Il se peut que vous ayez gardé une recette en espèce et que vous l'ayez saisie manuellement sur votre compte caisse Indy. Mais comment faire si vous décidez quelques temps plus tard de déposer ces espèces sur votre compte bancaire ?

Rien de plus simple ! 😀

  • Conservez la saisie manuelle catégorisée en Recette

  • Le dépôt de ces espèces sur votre compte bancaire générera automatiquement une transaction au crédit sur votre compte Indy. Catégorisez-la en Apport personnel.

De cette manière, la recette est bien comptée une seule fois.

💰 Comment se constituer un fond de caisse ?

Lorsque vous retirez des espèces depuis le compte synchronisé pour les mettre dans votre tiroir-caisse, il faut que vous signifiez le mouvement sur Indy.

💸 Tout d'abord, retirez des espèces sur votre compte professionnel. Ensuite :

  • Catégorisez l'opération de retrait d'espèces en Virement Interne

  • Créez une transaction Recette en espèces du montant retiré et catégorisez-la également en Virement interne.

    Et voilà 🎉

🔎 Comment connaître le montant de ma caisse ?

A tout moment sur l'onglet Transactions, vous avez la possibilité, grâce aux filtres ci-dessous, de faire apparaître votre solde de caisse 👇

Toutes les opérations de caisse s'afficheront alors ainsi :

Ici en un coup d’œil, je vois qu'il reste 16,20€ dans ma caisse 👀

Remarque : cet onglet Transactions ne tient pas compte du solde final de caisse que vous renseignez sur l'étape Initialisation et vérification des comptes financiers en fin d'exercice, il faudra donc que vous l'ajoutiez au moment où vous utilisez cette fonction.

🔚 Et au moment de la clôture ?

Il n'y a aucune obligation d'avoir une caisse à 0 en fin d'exercice, le seul impératif étant que le solde de votre caisse en comptabilité corresponde au solde réel contenu dans votre tiroir-caisse (cela peut être 0 € ou tout autre montant positif).

Pour renseigner ce solde, rendez-vous sur l'étape Initialisation et vérification des comptes financiers 💸

Conseil : pensez bien à noter votre solde initial de caisse au 01/01 lorsque vous débutez sur Indy, cela ne pourra que faciliter votre première clôture !

Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite 😉

À très vite !

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