👉 Archivez toutes vos pièces comptables directement sur Indy pour justifier vos dépenses en cas de contrôle.
🎉 Vous pouvez ajouter et stocker vos justificatifs sur Indy en attendant de les lier à vos transactions.
☝️ Sachez que l'ensemble des justificatifs que vous ajouterez sur Indy auront une valeur probante. Pour en savoir plus à ce sujet, c'est par ici.
📖 Dans cet article vous allez voir 👇
1️⃣ L'ajout d'un justificatif depuis le bouton Ajouter
Une fois votre achat fait, rendez-vous sur votre compte Indy.
Dans l'onglet Transactions, cliquez sur Ajouter > Justificatif.
📱 Depuis votre smartphone : vous pouvez prendre immédiatement une photo ou récupérer un fichier dans votre galerie.
💻 Depuis votre ordinateur : vous pouvez Sélectionner un fichier ou effectuer un drag&drop.
Étape 1 : Le fichier est analysé
Étape 2 : Vous vérifiez les données 🕵️♂️
Étape 3 : Vous validez le justificatif. Ici il y aura plusieurs cas d'usage 👀
Cas d'usage 1 : la transaction semble liée à une ou des transactions
Cas d'usage 1 : la transaction semble liée à une ou des transactions
Indy trouve au moins une transactions qui semble être liée au justificatif.
Il vous suffit de vérifier la donnée et de Valider.
💡 Si vous souhaitez lier un justificatif à plusieurs transactions, il faudra l’ajouter vous-même à chaque transaction. Cela ne se fera pas automatiquement.
En revanche, si vous avez un justificatif pour une transaction récurrente (facture d’énergie, mutuelle, etc.), vous pouvez ajouter le justificatif sur la transaction du premier prélèvement (souvent en janvier) pour éviter de l’ajouter chaque mois.
En cas de contrôle vous saurez que la facture du mois de janvier, justifie le reste des prélèvements 😉
Cas d'usage 2 : la transaction n'est pas encore visible sur Indy
Cas d'usage 2 : la transaction n'est pas encore visible sur Indy
Comme la transaction synchronisée n'apparaît pas encore sur votre compte, aucune transaction ne peut être liée au justificatif.
Vous pouvez Stocker le justificatif en attendant 👇
Vous retrouverez le justificatif stocké dans l'onglet Documents.
💪 Lorsque la transaction apparaîtra sur votre compte, vous pourrez la lier au justificatif, depuis l'onglet Transactions.
Cas d'usage 3 : le moyen de paiement utilisé n'est pas synchronisé sur Indy
Cas d'usage 3 : le moyen de paiement utilisé n'est pas synchronisé sur Indy
Cliquez sur Créer une nouvelle transaction ou Créer la transaction manuellement.
Vous devez remplir un formulaire contenant 4 questions :
Type de transaction : Dépense ou Recette
Moyen de paiement : CB, Espèces ou Autre
Libellé : À renseigner
Catégorie : Choix de la catégorie comptable à impacter
La transaction sera visible comme toute autre opération manuelle dans l'onglet Transactions.
🚨 Rappel : L'ajout manuel concerne uniquement les transactions qui ne seront jamais synchronisées sur Indy (en espèces et carte bancaire personnelle).
2️⃣ L'ajout d'un justificatif sur Indy depuis une transaction
☝️ Lorsque vous avez plusieurs justificatifs à ajouter sur une transaction, vous pouvez le faire directement depuis celle-ci.
Dans l'onglet Transactions de votre compte, à côté de chaque transaction, vous pouvez voir un trombone 📎 sur la gauche du libellé.
Cliquez sur le trombone.
📱 Depuis votre smartphone : vous pouvez prendre immédiatement une photo ou récupérer un fichier dans votre galerie.
💻 Depuis votre ordinateur : vous pouvez Sélectionner un fichier ou effectuer un drag&drop.
Ce sont jusqu'à 10 justificatifs qui peuvent être intégrés au format PNG, JPG ou PDF.
Une fois les documents ajoutés, vous pouvez cliquer sur la croix en haut à droite.
👉 Vos justificatifs ont été conservés sur Indy 🎉
3️⃣ Consultation, modification et ajout d'un justificatif
Quelle que soit votre façon d'ajouter votre justificatif sur Indy, une fois les documents liés à vos transactions, vous pouvez toujours :
Les télécharger,
Les supprimer,
Ajouter un autre document.
C'est maintenant à vous de jouer pour ajouter vos justificatifs sur Indy.
☝️ Bien entendu, l'ajout de justificatifs n'est pas obligatoire, vous pouvez tout à fait faire autrement pour conserver vos documents 🤓
📁 Si vous avez besoin de télécharger tous vos justificatifs de l’année, contactez-nous sur le support et nous vous enverrons par mail un fichier zip avec tous vos justificatifs ajoutés.
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite ! 😉
À très vite 👋