Cette étape permet de préciser à Indy le montant des rémunérations et des cotisations sociales supportées au cours de l'exercice pour :

Un assimilé salarié : un président de SAS par exemple,
Des salariés.

En effet, dans le cas où un président de SAS se verse des salaires ou en verse à ses salariés, il est nécessaire d'éditer un bulletin de paie chaque mois.

Ensuite, le montant du salaire est versé du compte professionnel de l'entreprise vers le compte personnel du salarié (ou assimilé salarié). Ce montant est à catégoriser en Salaires nets sur Indy.

Pour commencer, rendez-vous dans l'onglet À faire > Clôture comptable et fiscale > Vérifier les rémunérations et les cotisations sociales et suivez le guide 🤓

À quoi sert cette étape de clôture ?

Les transactions synchronisées avec Indy ne donnent pas une image précise des salaires et cotisations sociales qui doivent être comptabilisés en N.

Les paiements de N peuvent avoir été effectués au titre de N-1 mais ils ne doivent pas être comptabilisés en N.
Les paiements en attente à la clôture doivent être pris en compte mais ils ne figurent pas dans les transactions.

Par exemple, les salaires et charges de décembre 2021 ont de fortes chances d’être payés en janvier 2022.

Si Indy se basait uniquement sur les transactions, ces charges manqueraient sur la comptabilité 2021 et seraient en trop sur la comptabilité 2022.

Également, les salaires apparaissent en net dans les transactions. Or, dans les comptes ils doivent figurer en brut. Il faut extraire la part salariale des cotisations sociales et l’ajouter aux salaires nets versés.

Saisie du livre de paie

💡 Dans cette étape de clôture, Indy a besoin de connaître le montant des salaires et cotisations dus au titre de l'exercice grâce au livre de paie.

Si vous êtes un président de SAS qui édite ses fiches de paie avec Indy, alors on récupère automatiquement la rémunération, les cotisations sociales et le montant de prélèvement à la source issus des fiches de paie réalisées avec Indy 👇

Si vous avez édité uniquement des fiches de paie avec Indy sur l’exercice à clôturer, alors il n’a rien de plus à faire 😌

Ensuite, dans le cas où vous avez réalisé des fiches de paie avec un autre logiciel qu’Indy (que ce soit pour le président de SAS ou bien pour vos salariés), il est nécessaire de cocher “Oui” à la question Avez-vous réalisé des fiches de paie avec un autre outil qu’Indy durant l’exercice ? 👇

Vous pouvez ensuite renseigner le récapitulatif des rémunérations et cotisations sociales tel qu'il figure sur votre livre de paie ou état récapitulatif annuel 👇

🔍 Le livre de paie est un document standard que la majorité des logiciels de paie et services de paie sont capables de fournir.

Il récapitule les montants totaux de salaires bruts, de cotisations sociales (part salariale et part patronale), de prélèvement à la source et éventuellement : autres indemnités, tickets restaurants etc…

Le cas des primes

Si vous vous êtes versés une prime durant l'exercice, il est essentiel de savoir si celle-ci est soumise ou non aux cotisations sociales afin de la renseigner correctement à l'étape de clôture dédiée.

Tout d'abord, il est bon à savoir qu'il existe deux types de primes :

Les primes soumises aux cotisations sociales
Les primes exonérées de cotisations sociales

Mais alors, comment savoir si une prime est soumise aux cotisations sociales ou non ?

La clé pour déterminer si une prime est soumise ou non aux cotisations sociales réside dans son emplacement sur la fiche de paie ou le livre de paie. Voici comment procéder :

Si la prime apparaît en haut du bulletin de paie/du livre de paie (dans le bloc "Salaires bruts"), cela signifie qu'elle est soumise aux cotisations sociales ✅

Exemple

👉 Ici, la prime de vacances est située en haut du libre de paie et est intégrée au salaire brut, ce qui signifie qu'elle est soumise aux cotisations sociales.

Si la prime figure en bas du bulletin de paie/du livre de paie (dans le bloc "Net à payer" ou similaire), cela signifie qu'elle est exonérée de cotisations sociales.

Exemple

👉 Ici, la prime de partage de la valeur est située en bas du livre de paie et fait partie du "Net bulletin", ce qui signifie qu'elle est exonérée de cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : en règle générale, toutes les primes versées par un employeur dans le cadre du travail et en tant que complément de salaire sont assujetties aux cotisations sociales. Cela inclut également les primes ou gratifications liées à des éléments personnels du salarié ou à son évolution professionnelle tels que sa fonction, ses conditions de travail, son ancienneté, etc.

Tableau récapitulatif des principes primes

Type de prime	Soumise aux cotisations sociales ✅ Exonérée de cotisations sociales ❌
Prime de 13ème mois	✅
Prime d'astreinte	✅
Prime de vacances	✅
Prime d'assiduité	✅
Prime de rendement	✅
Prime d'ancienneté	✅
Prime de fin d'année	✅
Prime de pénibilité	✅
Prime d'habillage	✅
Prime de partage de la valeur (ex-prime Macron)	❌
Prime versée sous forme de bons d'achat ou de chèques cadeaux	❌
Forfait Mobilité Durable	❌
Prime versée dans le cadre d'un accord de participation	❌
Prime versée dans le cadre d'un accord d'intéressement	❌
Prime panier (ou indemnité repas)	❌
Prime de salissure	❌
Prime de télétravail (dans la limite de 2,70€/jour)	❌

Èt sur Indy ?

En fonction de leur assujettissement ou non aux cotisations sociales, le traitement des primes sur Indy peut différer.

1️⃣ Si la prime est soumise aux cotisations sociales

Dans ce cas, il n'y a rien de particulier à faire 🤓

👉 En effet, le montant de la prime est déjà inclus dans le salaire brut total. Aucune action supplémentaire n'est donc requise de votre part, car cette prime est automatiquement intégrée dans le calcul des cotisations sociales. Elle sera donc traitée comme une partie du salaire brut et sera prise en compte dans les cotisations sociales calculées sur le montant total des rémunérations.

2️⃣ Si la prime est exonérée de cotisations sociales

Lorsque la prime est exonérée de cotisations sociales, une action manuelle est requise pour garantir son bon traitement comptable ✍

👉 Dans ce cas, vous devez ajouter manuellement le montant de la prime dans le champ "Salaires bruts". Cela permet d’intégrer la prime dans le compte comptable 641110 - Salaires et de la comptabiliser correctement en tant qu'élément de rémunération dans votre comptabilité. Cependant, aucune cotisation sociale ne sera appliquée à ce montant exonéré, ce qui signifie que seules les cotisations sociales calculées sur les autres éléments de la fiche de paie seront intégrées lors de la clôture comptable.

⚠️ Bien que cette méthode permette de gérer correctement la prime exonérée au sein du compte 641110 - Salaires nets, elle n'est pas idéale. En effet, la prime exonérée de cotisations sociales devrait, théoriquement, être intégrée dans un compte distinct, comme le 641300 - Primes et gratifications. Cependant, ce compte n’existe pas sur Indy ❌

Quelle que soit leur nature, les primes versées sont à catégoriser en Salaires nets sur Indy ✔️

Le cas des avantages en nature

💡 Pour rappel : un avantage en nature désigne un bien ou un service mis à la disposition d'un salarié ou d'un dirigeant pour un usage personnel, en dehors de son usage professionnel. Cela peut concerner des biens ou des services qui sont directement fournis par l'entreprise.

Les avantages en nature les plus courants

L’avantage en nature lié au véhicule :
Exemple : J’utilise la voiture de société à titre personnel pour partir en week-end.
👉 Cet usage personnel de la voiture professionnelle constitue un avantage en nature.
L’avantage en nature lié au logement de fonction :
Exemple : Mon entreprise prend en charge le loyer, et je peux utiliser le logement pendant mes week-ends.
👉 L'accès à un logement mis à disposition par l'entreprise est un autre exemple d’avantage en nature.
L’avantage en nature lié au téléphone professionnel :
Exemple : J’utilise le téléphone professionnel de ma société pendant mes week-ends.
👉 L’utilisation personnelle d’un téléphone fourni par l’employeur constitue également un avantage en nature.

Les avantages en nature sont considérés comme des compléments de rémunération 💰 Ils doivent donc être raisonnables et justifiés en cas de contrôle par les autorités fiscales ou sociales.

De ce fait, ils sont également soumis à plusieurs obligations :

Soumis aux cotisations sociales : les avantages en nature sont intégrés dans le calcul des cotisations sociales de l’employé, tout comme un salaire classique.
Imposables sur la déclaration de revenus personnels (2042) : l'avantage en nature doit être déclaré par la personne qui en bénéficie dans sa déclaration de revenus. Il est imposé en tant que complément de rémunération.
Déductibles du résultat de la société qui les attribue : l'entreprise qui attribue ces avantages en nature peut les déduire de son résultat imposable.

Ensuite, le traitement de l'avantage en nature sur Indy dépend de la personne qui en a bénéficié 👇

Pour les présidents de SASU/SASU et les salariés :

Les avantages en nature ne sont pas gérés sur Indy ❌

Pour les gérants d'EURL/SARL :

Les avantages en nature peuvent être gérés sur Indy ✅

Si vous êtes gérant d'EURL/SARL, voici les étapes à suivre pour gérer correctement les avantages en nature sur Indy 👇

1️⃣ Catégoriser les transactions

Les frais liés aux avantages en nature doivent être catégorisés selon leur type.

Par exemple :

Pour un avantage en nature lié au logement : les frais de loyers doivent être catégorisés toute l'année sous Loyer et charge locative.
Pour un avantage en nature lié au véhicule : les frais de carburant et d’utilisation du véhicule doivent être catégorisés sous Véhicule et carburant.

2️⃣ Calculer et subdiviser le montant de l’avantage en nature

Vous devez calculer le montant total de l'avantage en nature que vous avez reçu et subdiviser les transactions correspondantes du montant de cet avantage en nature, en les catégorisant sous [Gérant] Rémunération.

Par exemple :

Pour un avantage en nature lié au logement : vous devez subdiviser les transactions catégorisées en Loyer et charge locative du montant de l’avantage en nature et catégoriser le montant correspondant en [Gérant] Rémunération.
Pour un avantage en nature lié au véhicule : vous devez subdiviser les transactions catégorisées en Véhicule et carburant du montant de l’avantage en nature et catégoriser le montant correspondant en [Gérant] Rémunération.

Ainsi :

Le montant des charges professionnelles est correctement comptabilisé,
Le montant de l’avantage en nature sera bien soumis aux cotisations sociales 🎉

Calcul des provisions pour congés à payer

Si vous avez des salariés, il est nécessaire de comptabiliser les provisions pour les congés qui n’ont pas été pris à la fin de l’exercice pour chacun d'eux.

En effet ce sont des charges connues et certaines 😌

Pour cela, cliquez sur Ajouter dans le bloc Congés payés 👇

Pour chacun des salariés, Indy a besoin de connaître le dernier salaire brut connu ainsi que le solde de congés payés restant à la fin de l’exercice 👇

🔍 Cette information est disponible sur la dernière fiche de paie de l’exercice de chaque salarié.

N'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite si cet article n'a pas répondu à toutes vos questions 🤓

À très vite ! ✨