La distinction débours/re-facturation de frais dépend de la facture de la dépense 🧾
Les débours, c'est quoi ?
Les débours sont des frais engagés par votre société au nom de votre client et remboursés ensuite par ce même client à la société 💡
→ Il n'y a pas de marge sur les débours, le remboursement est à l'euro près.
→ Il n'y a pas de TVA sur les débours, ils n'impactent pas le compte de résultat.
→ La facture d'achat est au nom du client mais c'est votre société qui la paye.
Exemple
Exemple
Vous êtes consultant, vous allez chez votre client dans une autre ville et vous payez l'hôtel avec votre société. Si la facture est au nom de votre client, c'est un débours.
🔸 Sur Indy, les débours sont à catégoriser en Débours pour vos clients.
Que ce soit la dépense au nom du client ou le remboursement de celle-ci.
La re-facturation de frais, c'est quoi ?
La re-facturation de frais correspond pour votre société à engager des frais pour l'un de vos clients et à ensuite lui envoyer une facture pour demander le remboursement de ces frais 💡
→ Une marge est possible, le remboursement n'est pas toujours à l'euro près.
Il n'y a pas de restriction légale, mais il faut rester raisonnable.
→ La re-facturation est un produit soumis à la TVA.
→ La facture de la dépense est au nom de la société et non à celui de votre client.
→ La dépense vient compléter une prestation de service, c'est une charge.
Exemple
Exemple
Vous êtes consultant, vous allez chez votre client dans une autre ville et vous payez l'hôtel avec votre société. Si la facture est au nom de la société c'est une re-facturation de frais.
🔸 Sur Indy, il faut donc catégoriser la dépense selon sa nature.
Deux cas sont possibles ✌️
la re-facturation sur la base du montant TTC,
la re-facturation sur la base du montant HT.
Aucune n'est préconisée plus que l'autre par l'administration fiscale.
→ Vous pouvez si besoin contacter votre SIE pour savoir ce qu'ils préconisent.
Exemples dans le cas d’une re-facturation sur le base du montant TTC
Exemples dans le cas d’une re-facturation sur le base du montant TTC
1️⃣ Vous engagez avec votre société 150€ de frais de restaurant à 10% de TVA.
La TVA est récupérable. Votre société va re-facturer ce montant à votre client final 150 x 20% = 180€ TTC.
Au niveau des transactions, les frais de restaurant (-150€) doivent être catégorisés en Restaurant et repas d’affaires avec 10% de TVA et le remboursement (+180€) en Autres gains divers avec 20% de TVA.
2️⃣ Votre société achète un billet de train à 80€ TTC dont 5,5% de TVA pour vous rendre à un RDV avec votre client. La TVA n’est pas récupérable. Votre société va re-facturer ce montant à votre client final 80 x 20% = 96€ TTC.
Au niveau des transactions, l'achat du billet de train (-80€) doit être catégorisé en Frais de déplacement avec 0% de TVA et le remboursement (+96€) en Autres gains divers avec 20% de TVA.
Exemples dans le cas d’une re-facturation sur le base du montant HT
Exemples dans le cas d’une re-facturation sur le base du montant HT
1️⃣ Vous engagez avec votre société 120€ de frais de TPE à 20% de TVA.
La TVA est récupérable. Votre société va re-facturer ce montant à votre client final 100€ (montant HT) × 20% = 120€ TTC.
Au niveau des transactions, les frais de TPE (-120€) doivent être catégorisés en Frais bancaires avec 20% de TVA et le remboursement (+120€) en Autres gains divers avec 20% de TVA.
2️⃣ Votre société achète un billet de train à 80€ TTC dont 5,5% de TVA pour vous rendre à un RDV avec votre client. La TVA n’est pas récupérable. Votre société va re-facturer ce montant à votre client final 75,83 (montant HT) x 20% = 91€ TTC.
Au niveau des transactions, l’achat du billet de train (-80€) doit être catégorisé en Frais de déplacement avec 0% de TVA et le remboursement (+91€) en Autres gains divers avec 20% de TVA.
Ces exemples sont des re-facturations de frais sans marge appliquée.
Exemple dans le cas d'une re-facturation avec marge
Exemple dans le cas d'une re-facturation avec marge
Votre société engage 150€ HT de frais de restaurant à 10% de TVA. La TVA récupérable est alors de 15€ (150€ * 10%). Et vous souhaitez appliquer une marge de 20% sur ces frais HT pour refacturer à votre client.
Marge (20%) sur 150€ : 150€ * 20% = 30€
Montant HT après la marge : 150€ + 30€ = 180€
TVA sur la re-facturation (20%) : 180€ * 20% = 36€
Montant TTC refacturé : 180€ + 36€ = 216€
Au niveau des transactions, les frais de restaurant (-165€) doivent être catégorisés en Restaurant et repas d’affaires avec 10% de TVA et le remboursement (+216€) en Autres gains divers avec 20% de TVA.
Débours ou re-facturation de frais ?
Vous agissez au nom et pour le compte de votre client → c'est un débours ✔️
La facture a été faite au nom de votre société → c'est une re-facturation de frais ✔️
La facture a été faite au nom de votre client final → c'est un débours ✔️
Vous réalisez une marge sur cette dépense → c'est une re-facturation de frais ✔️
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite !
À très vite 👋