Pour qu'une dépense soit déductible, elle doit respecter plusieurs conditions :
Dépenses nécessaires à l'activité de l'entreprise
Pour qu’une dépense soit déductible, elle doit être nécessaire à l’activité professionnelle de votre entreprise. Autrement dit, la dépense doit avoir pour objectif de produire des revenus ou de contribuer directement au bon fonctionnement de votre société 🤓
Par exemple :
Achat de matières premières
Fournitures de bureau
Frais de déplacement pour des missions professionnelles
⚠️ Seules les dépenses directement liées à l'activité professionnelle peuvent être déduites. Les dépenses à caractère personnel ne sont pas admissibles, même si elles sont réglées par l'entreprise.
Caractère normal et raisonnable des dépenses
Les dépenses doivent être normales et raisonnables par rapport aux besoins de l’entreprise. Si une dépense semble excessive ou disproportionnée par rapport à l’activité de votre société, elle risque de ne pas être acceptée en tant que charge déductible ❌
Par exemple :
Un repas d'affaires avec un client peut être déduit, mais seulement si l'objectif du repas est clairement professionnel et que la dépense reste dans des limites raisonnables.
Justificatifs nécessaires : factures et reçus
Pour pouvoir déduire une dépense, vous devez pouvoir justifier chaque paiement par des factures ou des reçus. Ces documents doivent contenir les informations essentielles, telles que le nom du fournisseur, la description des biens ou services achetés, la date et le montant ✍️
Par exemple :
Une facture d'un fournisseur de matériel informatique
Un reçu pour un déplacement professionnel
💡 Veillez à bien conserver tous vos justificatifs, car ils seront nécessaires en cas de contrôle fiscal.
Sur Indy, les justificatifs numérisés ont la même valeur probante que les originaux, ce qui signifie que vous pouvez jeter les originaux si ceux-ci ont été correctement intégrés dans l'outil.
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Respect des règles fiscales et exclusions
Certaines dépenses ne sont pas déductibles, même si elles sont engagées dans le cadre de l’activité professionnelle. Par exemple, les amendes, les frais personnels déguisés ou les dépenses de luxe ne peuvent pas être déduites 💎
Par exemple :
Amendes de stationnement
Achat de véhicule de luxe non-justifié pour l'activité
Déduction dans le bon exercice comptable
Les dépenses doivent être comptabilisées dans l'exercice auquel elles se rapportent, même si le paiement a lieu l’année suivante. Il est essentiel de bien enregistrer les dépenses dans l'exercice correct pour que la déduction soit valide 📆
Par exemple :
Si vous avez reçu une facture en décembre 2024 pour des services rendus durant l'année 2024, vous devez l'enregistrer dans l'exercice 2024 - même si le paiement a eu lieu en janvier 2025.
Que faire si une dépense ne respecte pas ces critères ?
Si une dépense que vous avez déjà engagée ne respecte pas ces critères, vous devez la retirer de votre comptabilité.
Pour cela, il faudra la catégoriser :
En Remboursement d'associé si vous êtes en société,
En Prélèvement personnel si vous êtes en entreprise individuelle.
Ensuite, il est fortement recommandé de faire un remboursement depuis votre compte bancaire personnel vers votre compte bancaire professionnel.
Il faudra alors catégoriser ce remboursement :
En Apport d'associé si vous êtes en société,
En Apport personnel si vous êtes en entreprise individuelle.
N'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite si cet article n'a pas répondu à toutes vos questions 😇
À très vite !