Indy simplifie l’édition et la génération de vos factures grâce à un formulaire intuitif. Vous pouvez également lier vos transactions aux factures créées directement sur notre plateforme. Cet article vous guide à travers chaque étape du processus.
Depuis l'onglet Facturation, cliquez sur + Créer une facture 👇
Un formulaire s'ouvrira, et sur le côté droit de l'écran, vous pourrez visualiser en temps réel la facture que vous êtes en train d'éditer.
ℹ️ L'onglet Facturation est actuellement disponible uniquement sur l'application Web (pas encore sur l'application mobile) et en français (la version anglaise n'est pas encore disponible).
Personnaliser vos factures
Avant de remplir les différentes données nécessaires à l'édition de votre facture, vous avez la possibilité de personnaliser son design de différentes manières en cliquant sur Réglages 👇
Ce menu est également accessible directement depuis le menu Facturation 🤓
Vous pourrez notamment :
Ajouter votre logo et/ou une image d’en-tête
Choisir un thème général parmi 3 templates (Standard, Compact, Latéral)
Sélectionner la police d’écriture
Ajuster les couleurs de la facture 🎨
Donner un style spécifique au tableau (les colonnes obligatoires ne peuvent pas être supprimées)
💡 Pour en savoir plus sur la manière dont personnaliser vos factures sur Indy, rendez-vous 👉 ici.
Compléter le formulaire de création
1️⃣ Général
Avant de commencer à créer votre facture, il est essentiel d'ajouter un client à votre base. Cela vous permet d'enregistrer la facture en tant que brouillon et de reprendre son édition plus tard.
1️⃣ Ajouter un client
→ Client existant :
Si votre client est déjà enregistré dans votre base, il vous suffit de taper son nom dans la barre de recherche. Indy vous proposera automatiquement quelques suggestions parmi lesquelles vous pourrez sélectionner le bon client.
→ Nouveau client :
Si vous devez ajouter un nouveau client, choisissez si c'est un particulier ou une entreprise :
Entreprise
Vous pouvez effectuer une recherche automatique du client (par exemple, via son numéro SIRET), ce qui permettra de remplir automatiquement certaines informations comme l'adresse et le nom de l'entreprise.
👉 Le numéro SIRET est désormais obligatoire pour les entreprises françaises. Si le pays renseigné est autre que la France, ce champ disparaît et vous devrez entrer l'adresse manuellement.
👉 Si vous facturez une entreprise d'un montant supérieur à 150€, le numéro de TVA intracommunautaire est également obligatoire.
Particulier : pour un particulier, il n'est pas nécessaire de renseigner son adresse postale. Si vous préférez ne pas afficher l'adresse, vous pouvez cliquer sur "Mon client s'oppose à la diffusion de son adresse", ce qui la rendra non obligatoire et invisible sur la facture.
👉 Dans les deux cas (entreprise ou particulier), il est également possible d'ajouter une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation en cliquant sur "Ajouter une adresse de livraison".
💡 Vous pouvez ajouter autant de clients que vous le souhaitez dans votre base. Si vous souhaitez supprimer un client, cliquez sur l'icône ✍ et sélectionnez "Archiver le client". De plus, depuis peu, il est possible de modifier les informations d’un client.
❌ Malheureusement, il n'est pas possible d'importer directement une base de clients provenant d'un autre logiciel. Vous devrez ajouter chaque client manuellement.
2️⃣ Renseigner le titre de la facture
Donnez un titre clair à votre facture pour faciliter son identification. Ce titre sera visible sur le document final.
3️⃣ Ajouter un texte d’introduction
Si vous souhaitez personnaliser davantage votre facture, vous pouvez ajouter un texte d’introduction qui apparaîtra en haut de la facture, avant les items. Cela peut être utile pour remercier votre client, ajouter des précisions ou des informations supplémentaires.
2️⃣ Items
Les items correspondent aux produits ou services que vous facturez. Indy permet d’ajouter plusieurs articles facilement.
Vous pouvez ajouter plusieurs articles sous forme de cartes dépliables. Ces cartes peuvent être réorganisées à l'aide du glissé-déposé (drag and drop) pour ajuster l'ordre des articles.
Pour chaque article, vous devez saisir :
Le nom,
La nature,
Une description,
Le montant HT,
le taux de TVA applicable à l'article,
La quantité,
Une unité (champ facultatif).
❌ Il n’est actuellement pas possible de facturer en devise étrangère via Indy. La facturation est uniquement disponible en euros (€).
💡 Le prix unitaire peut être défini avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule pour plus de précision.
Le seul moyen de supprimer un article qui est déjà enregistré dans votre catalogue est de passer par le formulaire de création de la facture. Vous ne pouvez pas supprimer un article directement depuis l'interface du catalogue.
Si vous prévoyez de facturer régulièrement les mêmes articles, vous pouvez enregistrer l'item dans votre base de données pour pouvoir l'ajouter facilement à vos prochaines factures.
3️⃣ Paiement
Lors de la création de votre facture, il est obligatoire de définir un délai de paiement. Ce délai est totalement personnalisable selon vos besoins et la relation avec votre client.
💡 L'ajout de vos coordonnées bancaires (IBAN/RIB) est facultatif. Si vous choisissez de les renseigner, ces informations seront mémorisées d'une facture à l'autre, ce qui vous fera gagner du temps lors de la création de vos prochaines factures.
Vous trouverez ensuite certaines mentions légales à cocher si vous êtes concernés.
Un bloc de mentions légales supplémentaires est également disponible 🤓
Envoyer la facture par e-mail
Sur la page de visualisation de votre facture, vous avez la possibilité de l'envoyer directement par e-mail à votre client ✔️
Pour cela, il vous suffira d'indiquer le nom de l'expéditeur, l'adresse e-mail du destinataire, et éventuellement un message personnalisé si vous le souhaitez.
Enregistrer comme brouillon
Si vous avez besoin de faire une pause ou de revenir sur votre facture plus tard, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon à tout moment 👌
Cela vous permet de reprendre son édition quand vous êtes prêt.
Finaliser la facture
Une fois toutes les informations complètes, vous pouvez valider votre facture ✅
🚨 Une fois la facture validée, elle ne pourra plus être modifiée ni supprimée. Si des corrections sont nécessaires, il vous faudra créer un avoir.
En effet, la date d'émission de la facture ne peut pas être antérieure à celle de la dernière facture émise. Veillez à ce que votre séquence de facturation soit continue et sans rupture.
Pour en savoir plus à ce sujet, n'hésitez pas à consulter notre article dédié.
Lier automatiquement une facture et un paiement
Dans l'onglet Transactions, Indy peut détecter une opération bancaire correspondant au montant d'une facture que vous avez émise.
Lorsque cela se produit, Indy vous proposera de marquer la facture comme payée, d'attacher le PDF de la facture à la transaction, et d'appliquer automatiquement les ventilations détaillées dans la facture 🪄
Voici un exemple 🤓
Supposons qu'une transaction bancaire apparaît pour un montant de 61,60 avec un taux de TVA de 10%. Indy détecte qu'une facture émise dans l'onglet Facturation correspond à ces montants. Il vous proposera alors de lier cette facture à la transaction comme justificatif 👇
En cliquant sur Associer, une fenêtre s'ouvrira pour marquer la facture comme payée et l'attacher à la transaction 👇
Cliquez sur Valider et le tour est joué 🎉
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite 😉
À très vite ! 👋