Indy vous permet d'éditer et générer facilement vos factures grâce à un formulaire simplifié. Vous avez également la possibilité de lier vos transactions, avec les factures éditées sur notre outil. Cet article vous explique comment faire étape par étape.
Depuis l’onglet Facturation, vous cliquez sur + Créer une facture 👇
Un formulaire s’ouvre et vous trouverez à droite de l’écran, la visualisation en live de la facture que vous éditez.
ℹ️ L'onglet Facturation est pour l'instant disponible uniquement sur l'application Web et pas encore sur l'application mobile.
Remplir les données
Avant de remplir les différentes données nécessaires à l'édition de votre facture, vous avez la possibilité de personnaliser son design de différentes manières en cliquant sur Modifier le design 👇
Vous pourrez notamment :
Ajouter votre logo et/ou une image d’en-tête
Choisir un thème général parmi 3 templates (Standard, Compact, Latéral)
Sélectionner la police d’écriture
Ajuster les couleurs de la facture 🎨
Donner un style spécifique au tableau (les colonnes obligatoires ne peuvent pas être supprimées)
1️⃣ Infos
💡 Si c’est votre première facture sur Indy, c’est le moment de remplir/valider vos informations professionnelles dans la rubrique Infos.
Certaines données sont déjà connues par Indy et donc pré-remplies (elles remontent depuis l’onglet Paramètres > Profil).
Pour le reste c’est à vous de les saisir, vous pouvez également modifier celles qui sont pré-remplies si besoin 🚀
Lors de l'édition de vos prochaines factures, vous n’aurez pas besoin de saisir à nouveau ces informations, vous passerez directement à la section suivante.
2️⃣ En-tête
Ensuite, il faut remplir l’en-tête. C’est important, car sans cela, vous ne pourrez pas enregistrer votre facture en tant que brouillon 🙏
Une fois que vous avez donné un titre à votre facture, vous pouvez ajouter les coordonnées de votre client.
Vous avez alors deux possibilités :
Soit il s'agit d'un client déjà connu, et vous pouvez le sélectionner dans la liste,
Sinon vous pouvez créer un nouveau client.
Pour tout savoir sur la gestion de vos clients sur le module Facturation, c'est par ici !
3️⃣ Items
Il faudra ici renseigner tous les articles qui composent votre facture, en indiquant :
Le nom,
La nature,
Une description,
Le prix,
La quantité,
Une unité (champ facultatif).
Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs articles sur une même facture à l’aide du bouton Ajouter un item à la facture.
Vous pouvez enregistrer vos items pour une prochaine factures afin d'aller plus vite sur l'édition des prochaines !
En cas d'erreur ou d'item devenu obsolète, il vous suffit de cliquer sur Supprimer 👇
🚨 Il n'est pas possible de modifier un item existant !
Point d’attention, si vous êtes assujetti à la TVA : vous devez bien saisir le montant, puis sélectionner le bon taux de TVA ensuite ⚠️
Les totaux TTC et HT seront calculés automatiquement par Indy 🤓
4️⃣ Options
Vous devez obligatoirement choisir un délai de paiement parmi la liste, ou saisir un délai libre.
L’IBAN en revanche est facultatif, il vous permet d’indiquer à votre client sur quel compte bancaire vous souhaitez être payé(e).
Vous trouverez ensuite certaines mentions légales à cocher si vous êtes concernés.
Un bloc de mentions légales supplémentaires est également disponible 🤓
Vous avez la possibilité d'envoyer la facture par e-mail à votre client via la page de visualisation de votre facture ✔️
Il sera alors nécessaire d'indiquer le nom de l'expéditeur, l'e-mail du destinataire et un message personnalisé si vous le souhaitez.
Enregistrer comme brouillon
Vous pouvez à tout moment, enregistrer votre facture en tant que brouillon pour reprendre son édition plus tard 👌
Finaliser la facture
Une fois toutes les informations remplies, vous pouvez valider votre facture ✅
⚠️ Attention :
Une fois la facture validée, vous ne pourrez plus la modifier ou la supprimer. Il faudra faire un avoir, si c’est nécessaire.
La date d’émission de votre facture ne peut pas être antérieure à celle de votre dernière facture émise (la séquence de facturation doit être continue et sans rupture).
Lier automatiquement une facture et un paiement
Pour finir, dans votre onglet Transactions, Indy est capable de détecter une opération dont le montant correspondant à une facture émise via le module de facturation.
Suite à cela, l'outil va vous proposer de marquer cette facture comme payée, attacher la facture en PDF à la transaction et également appliquer les ventilations qui sont détaillées dans la facture 🪄
Voici un exemple 🤓
Une transaction bancaire apparait pour le montant total de 61,60 €, avec un taux de TVA de 10 %.
Indy détecte qu'une facture existe dans votre onglet Facturation avec les mêmes montants.
Indy vous propose donc de lier automatiquement cette facture en tant que justificatif 👇
En cliquant sur Associer, une modale s’ouvre pour marquer la facture comme payée et l’attacher à la transaction comme justificatif 👇
Vous cliquez sur Valider et le tour est joué 🎉
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite 😉
À très vite ! 👋