Vous attendez la facture électronique d'un fournisseur et elle n'apparaît toujours pas dans votre espace Indy ?
Voici les raisons les plus fréquentes, et ce qu'il faut faire.
Vérifiez d'abord le bon endroit
Si vous avez transmis à votre fournisseur votre adresse électronique, les factures reçues en électronique apparaissent pas dans l'onglet Facturation, dans Réception > Factures d'achat.
Le délai normal de réception est généralement le jour même, au plus tard 48h après l'envoi par votre fournisseur.
Pour vos achats du quotidien, avez-vous bien demandé votre facture ?
Contrairement à vos fournisseurs habituels (abonnements, prestataires…), un achat en magasin, un plein d'essence ou un péage ne génère pas automatiquement une facture électronique à votre nom. C'est à vous de signaler, au moment de payer, que l'achat est professionnel.
Selon l'équipement du commerçant, plusieurs cas de figure sont possibles :
Vous communiquez directement votre adresse de facturation électronique (au format
0225:VOTRE_SIREN) au vendeur,Il y a un QR code sur votre ticket de caisse ou à la borne de paiement : en le scannant, vous accédez à un formulaire dans lequel vous renseignez votre adresse de facturation électronique,
Une borne tactile est parfois mise à disposition pour faire votre demande directement sur place.
👉 Pensez à bien conserver votre ticket d'achat le temps que la facture électronique remonte sur votre espace Indy. Vous trouverez le détail de cette démarche dans cet article dédié aux achats en magasin.
Votre fournisseur n'est peut-être pas encore concerné par l'obligation
Pour le moment, seules les grandes entreprises françaises et les ETI ont l'obligation d'émettre leurs factures sous forme électronique.
Votre expert-comptable indépendant ou votre fournisseur de fournitures de bureau, une TPE française, vous envoie encore sa facture par email au format PDF ? C'est tout à fait normal : l'obligation d'émission ne s'appliquera à ces entreprises qu'à partir de septembre 2027.
Si votre fournisseur est étranger, ou s'il s'agit d'une entreprise française de taille restreinte (indépendant, TPE, PME), il est donc normal de ne pas recevoir de facture électronique pour l'instant.
La facture a peut-être été rejetée automatiquement
Si votre fournisseur a bien tenté d'envoyer une facture électronique, elle peut avoir été rejetée automatiquement si elle ne respecte pas la norme technique en vigueur.
Dans ce cas, votre fournisseur en est informé et devra vous la renvoyer une fois corrigée.
💡 Bon à savoir : si votre fournisseur est dans l'incapacité de vous fournir une facture électronique, ce n'est pas vous, en tant qu'acheteur, qui en êtes responsable.
Ce que vous pouvez faire 🔎
Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour savoir s'il a bien émis la facture de façon électronique et s'il a reçu une notification de rejet,
En attendant, vous pouvez continuer à intégrer la dépense dans votre comptabilité à partir d'une facture classique transmise par un autre canal, elle reste un justificatif valable,
Si votre fournisseur confirme avoir bien envoyé la facture électronique et que le problème persiste, contactez-nous via le live-chat pour que nous vérifions votre statut d'inscription.
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite 😉
À très vite !