En moins de 10 minutes, Francisco vous explique comment gérer vos factures sur Indy 👇
🧾 Créer ou importer la facture
Sur Indy, dans l'onglet Facturation, cliquez d'abord sur +Nouveau puis Créer une facture ou Importer une facture.
Le bouton Importer une facture est à utiliser si vous faites vos factures avec un autre logiciel 👇
💡 Si c'est la première fois que créez une facture sur Indy, cet article vous guidera sur la marche à suivre.
À chaque fois que vous créez ou importez une facture sur Indy, l'écriture comptable suivante est visible dans l'onglet Transactions 👇
Cette écriture comporte le numéro de la facture et le nom du client.
Elles sont générées automatiquement par Indy et permet de prendre en compte vos factures dans le chiffre d'affaires 📊
Il est donc primordial de créer et d'importer chacune de vos factures afin que votre comptabilité soit correcte sur Indy 😉
🔎 Catégoriser la transaction
La catégorie Encaissement facture est à utiliser pour tous les paiements ou remboursement reçus de la part de vos clients à qui vous avez édité une facture via Indy, peu importe le mode de paiement de votre client.
Par exemple : j’édite une facture sur Indy et mon client me paie par chèque. Je vais déposer mon chèque en banque : je dois ensuite catégoriser la transaction reçue en Encaissement facture 👇
🔗 Lier la facture
À partir du moment où la transaction bancaire arrive sur votre compte bancaire et lorsque celle-ci a bien été catégorisé en Encaissement facture, vous pourrez ensuite y lier la facture Indy 👇
En cliquant sur +Ajouter, la liste des factures éligibles apparaît et vous devez ensuite choisir celle qui correspond au paiement.
💡 Vous avez la possibilité de rechercher une facture directement par son numéro.
⚠️ Dès lors que vous avez ajouté une facture à une transaction, vous ne pourrez plus changer la catégorie de la transaction sauf si vous cliquez sur le bouton Dissocier, pour dissocier la facture.
Lorsque vous avez associé une facture à une transaction et si le montant total a été payé alors Indy va automatiquement déplacer la facture en statut Payées dans votre onglet Facturation ✅
🧐 Et si je reçois un seul paiement pour plusieurs factures ?
Ici, on est dans le cas où vous recevez un seul paiement de votre client, mais qui correspond à plusieurs factures.
Exemple ci-dessous avec deux factures distinctes pour un même client pour un total de 573 € TTC 👇
Le client a versé un seul virement de 573€.
Afin d'associer chacune des factures au bon paiement, il va être nécessaire de subdiviser la transaction pour faire apparaitre la distinction entre les deux paiements.
Bonne nouvelle : Indy le fait automatiquement ! 🎉
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur +Ajouter puis de sélectionner les factures correspondantes à cet encaissement.
🤔 Et si je reçois plusieurs paiements pour une seule facture ?
Sur Indy, il va être possible de rattacher la même facture à plusieurs paiements si et seulement si le montant total des paiements doit être égal au montant total de la facture afin de considérer la facture comme payée ✅
Exemple ci-dessous où deux paiements ont été reçus pour une seule facture d'un montant de 1 000€ 👇
En cliquant sur +Ajouter sur la première transaction bancaire, il est possible de choisir la facture qui correspond à ce paiement 👇
Pour la seconde transaction bancaire, le montant restant est mis à jour en prenant en compte le premier paiement qui avait été rattaché 👇
🤓 Et si des frais bancaires sont prélevés ?
Dans le cas où vous passez par un intermédiaire (une plateforme de paiement en ligne par exemple), il est probable que des frais bancaires ou commissions soient prélevés sur les encaissements clients que vous recevez par virement bancaire.
Dans ce cas, Indy permet de ventiler automatiquement la transaction. Il vous suffit alors d'associer la/les facture(s) correspondante(s) au règlement puis de cliquer sur Passer en frais bancaires pour le montant restant à ventiler 👇
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à nous solliciter via la bulle de chat, en bas à droite de votre écran.
À bientôt 👋