En cas de contrôle, l'administration fiscale vous demandera de justifier vos dépenses. Vous devez absolument être en mesure de présenter à l'administration fiscale un justificatif pour chacune de vos charges.
Pour conserver vos justificatifs, vous avez le choix : soit les joindre aux transactions concernées sur Indy ou bien les conserver de votre côté.
Dans tous les cas, sur Indy, il n’est pas obligatoire de lier un justificatif sur chaque transaction, vous pouvez les joindre sur tout ou partie de vos transactions simplement pour les sécuriser et vous aider à les retrouver plus facilement !
Si vous n'avez pas de justificatif ou que vous l'avez perdu, vous ne pourrez pas déduire la dépense dans votre comptabilité professionnelle et donc il faudra catégoriser cette charge en Dépense personnelle.
Les factures et les tickets de caisse servent de preuves d'achat. Il vaut mieux privilégier les factures si vous le pouvez. Sinon un ticket de caisse avec la date, les informations du prestataire, le produit acheté et le prix d'achat, peut aussi servir de justificatif.
En revanche les tickets de carte bleue ne sont pas suffisants pour justifier un achat ❌
Voyons ensemble quelques exemples pour justifier vos différentes charges 🤓
Le paiement d'un prestataire 👉 La facture réalisée par le prestataire
Pour les frais de déplacement 🚆
Train 👉 Facture d'achat du billet de train
Péage 👉 Ticket de caisse
Location ponctuelle d'une voiture 👉 La facture éditée par l'agence de location
Abonnement aux transports en commun de votre ville 👉 Facture de l'abonnement ou ticket de caisse
Pour les abonnements ou prélèvements mensuels (téléphone, eau, gaz, électricité, mutuelle, urssaf) 👉 La facture mensuelle si vous l'avez ou bien vous pouvez ajouter un échéancier sur le premier prélèvement.
Biens d'occasion 👉 Si le vendeur est un professionnel, il doit vous dresser une facture. Si c'est un particulier, il doit faire une attestation qui reprend les éléments suivants : nom, prénom et adresse du vendeur, description du/des bien.s vendu.s (état, garantie, marque, numéro de série etc), le prix de vente et le moyen de paiement 💸
👉 Vous l'aurez compris une dépense = un justificatif 🧾
ℹ️ Les apports personnels, dépenses personnelles et prélèvements personnels n'ont pas besoin d'être justifiés étant donné qu'ils ne seront pas déclarés dans votre comptabilité professionnelle.
Quelle adresse indiquer sur vos factures ?
Sur vos factures vous devez renseigner l'adresse professionnelle qui est reliée au siège de votre entreprise 🏢
La mention EI doit aussi apparaître à côté de votre nom comme c'est une facture professionnelle.
Si vous avez un doute ou toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite ! 💬
À très vite 👋