Définition et cadre légal
Le stage est une période de mise en situation temporaire d'un étudiant au sein d'une entreprise. Il va permettre à l'étudiant de mettre en pratique ses connaissances, de découvrir le monde professionnel, tout en participant à des missions réelles 🙂
💡 Avant toute chose, si vous souhaitez recruter un stagiaire dans votre entreprise, le stage doit faire l'objet d'une convention tripartite signée entre le stagiaire, l'établissement scolaire et votre entreprise. C'est obligatoire.
Cette convention doit notamment précisée :
Les objectifs pédagogique de ce stage au sein de votre entreprise,
La durée du stage,
Les missions confiées,
Le nom du tuteur ou référent dans votre entreprise,
Les modalités de la gratification,
Les conditions de présence du stagiaire.
Ayez également en tête les informations suivantes :
Un stage dans une entreprise ne peut pas dépasser 6 mois (1 mois est égal à 22 jours de présence, et un jour de présence est égal à 7h),
Le stagiaire bénéficie des mêmes avantages que les salariés : congés, horaires de travail, prise en charge des transports publics...etc,
Les missions confiées doivent être en cohérence avec le parcours d'études du stagiaire.
Un stagiaire ne doit pas remplacer un salarié ou un poste permanent.
ℹ️ Sachez qu'en tant qu'entreprise, vous ne pouvez pas accueillir un nombre illimité de stagiaire ! Dans une entreprise de moins de 20 salariés, vous ne pouvez accueillir que 3 stagiaires en même temps.
La gratification du stagiaire
💡 La gratification, aussi appelé indemnité de stage, dépend de la durée du stage.
Pour un stage de moins de 2 mois, la gratification est facultative.
Pour un stage de plus de 2 mois (même non consécutifs sur une même année scolaire), la gratification devient obligatoire.
Dès lors qu'il y a le versement d'une gratification, un montant minimal légal doit être respecté.
🔍 Il est fixé à 4,35 € par heure de présence effective (au 1er janvier 2025).
Il y a ensuite deux possibilités (au choix de l'entreprise, ou selon les compétences du stagiaire) :
La gratification n'excède pas le minimum légal
Dans ce cas, la gratification est exonérée de cotisations sociales.
Elle ne donne pas lieu à l'édition d'un bulletin de paie.
La gratification excède le minimum légal
Dans ce cas, la fraction excédentaire est soumise aux cotisations sociales, au même titre qu'un salarié.
Il sera donc nécessaire d'établir un bulletin de paie spécifique mentionnant la gratification.
Dans les deux cas, la gratification dépendra du nombre d'heures réellement effectuées par le stagiaire chaque mois, et doit être versée à chaque fin de mois.
Exemple
Exemple
Le stagiaire est présent 7 heures par jour, 22 jours dans le mois,
7 heures x 22 jours = 154 heures total de présence effective,
Seuil d'exonération de cotisations sociales = 154 heures x 4,35 € = 669,90 €.
👉 Si l'entreprise verse 669,90 € ou moins, la gratification est exonérée de charges sociales.
L'entreprise décide de verser 800 €.
La différence est alors soumise à cotisations sociales : 800 - 669,90 € = 130,10 €.
👉 Seuls les 130,10 € excédentaires seront soumises aux cotisations sociales. Le reste reste exonéré.
Comment comptabiliser ces frais sur Indy ?
Vous avez de nouveau deux possibilités :
1️⃣ Si la gratification n'est pas soumise aux cotisations sociales, catégorisez l'indemnité de stage en Personnel intérimaire (colonne Rémunérations),
2️⃣ Si la gratification est soumise aux cotisations sociales, il faudra ventiler votre transaction et utiliser les deux catégories suivantes :
Personnel intérimaire (colonne Rémunérations) pour la partie exonérée de cotisations sociales,
Salaires, ou (Salariés) Salaires (colonne Rémunérations) pour le reste.
N'oubliez pas que dans ce cas, vous avez du établir un bulletin de paie. Vous devez donc également comptabiliser les charges sociales liées à cette rémunération (cet article peut vous aider) et renseigner votre livre de paie au moment de la clôture pour comptabiliser l'ensemble des salaires versés (cet article peut vous aider).
ℹ️ Si vous prenez également en charge les frais de transport ou les frais de repas de vos stagiaires, n'hésitez pas à consulter cet article de notre centre d'aide pour comptabiliser correctement ces frais !
N'hésitez pas à revenir vers nous via le live-chat en bas à droite si cet article n'a pas répondu à toutes vos questions !
À très vite ! ✨