Qu'est-ce qu'une facture de situation et quand en faire une ?
Une facture de situation ou d'avancement permet de facturer au fur et à mesure de l'avancement de travaux à long terme. Elle permet de recevoir des paiements régulier garantissant une trésorerie stable.
La facture de solde, quant à elle, vient solder la prestation en tenant compte des acomptes et factures de situation déjà reçus.
On utilise souvent les factures de situation dans le milieu de l'artisanat lors de la réalisation de chantier ou dans le cas de prestations de service qui prennent beaucoup de temps comme la création d'un site web ou d'un logiciel.
🚫 La création de factures de situation ou de solde n’est pas possible depuis l’application mobile pour le moment. Ces fonctionnalités sont uniquement disponibles sur la version web.
Quelle différence avec une facture d'acompte ?
Une facture de situation est émise pendant l’accomplissement des travaux, ce qui n’est pas le cas de la facture d’acompte qui n’est émise avant la réalisation de la prestation.
Pour plus d'information sur les factures de situations vous pouvez lire cet article de notre blog.
🧮 Et comptablement sur Indy ?
Une facture d'acompte doit avoir une facture de solde pour être soldée. Cela signifie que le chiffre d'affaires (CA) généré par un acompte ne sera comptabilisé que lorsque la facture de solde de cet acompte sera créée.
Une facture de situation est, de ce point de vue, une facture à part entière et le CA généré par celle-ci sera comptabilisé dès la création de la facture de situation.
Comment faire sur Indy ?
Activer la fonctionnalité
Allez dans vos paramètres > volet "Options", cliquez sur "Oui" dans l'encart "Factures de situation" et enregistrez 👇
Créer une facture de situation
Tout commence par la création d’un devis. Pour cela 👇
Depuis l’onglet Facturation, cliquez sur +Nouveau > Créer un devis 👇
Renseignez les informations demandées (client, prestations, montants, etc.).
Une fois le devis prêt et accepté par votre client, cliquez sur Marquer comme signé dans l’onglet Devis 👇
Un écran vous proposera alors de créer une facture de situation 👇
Vous pouvez décider plus tard de la facture à créer pour ce devis signé en cliquant sur la croix en haut à droite. Vous pourrez alors retrouver le devis dans la section Signés et cliquer sur Créer une facture de situation👇
Complétez les éléments de la facture : pourcentage d'avancement, conditions de paiement, date, etc.
Le pourcentage d'avancement d'une facture de situation (appelé pourcentage facturé cumulé sur Indy) doit être compris entre 0 et 99,5% si le devis n'est encore lié à aucune autre facture (d'acompte ou de situation). S'il a fait l'objet d'une facture préalable le pourcentage minimum ne peut être inférieur au montant total déjà facturé.
6. Lorsque vous recevez le paiement de cette facture vous devez le catégoriser en Encaissement facture et lier la facture de situation correspondante.
Impossible de faire une facture de situation car la ligne "créer une facture de situation" est grisée, que faire ?
Impossible de faire une facture de situation car la ligne "créer une facture de situation" est grisée, que faire ?
Pour pouvoir débloquer la situation il faut que les factures d'acomptes faites à partir du devis soient payées. Une fois le paiement reçu vous pouvez indiquer la facture d'acompte comme payée 👇
Vous pourrez alors créer une facture de situation à partir du devis 🎉
Le montant qui apparait sur la facture de situation ne correspond pas au pourcentage d'avancement indiqué.
Le montant qui apparait sur la facture de situation ne correspond pas au pourcentage d'avancement indiqué.
Cela est tout à fait normal si vous avez déjà facturé une partie du devis sous forme d'acompte ou de facture de situation. Le pourcentage d'avancement affiché est le pourcentage total.
Par exemple vous créez un devis de 1800€ TTC puis faites une facture d'acompte de 20% de ce devis soit 360€. Une fois le paiement de l'acompte reçu vous voulez faire une facture de situation de 30% du total. Il faudra alors indiquer un pourcentage d'avancement total de 50% (20% + 30%) lors de la création de la facture de situation 👇
La facture de situation sera de 540€ soit 30% de 1800€ mais le total d'avancement du devis est bien de 50% : 360€ d'acompte + 540€ de facture de situation.
Créer une facture de solde
Une fois la prestation terminée, retournez sur le devis initial puis cliquez sur Créer la facture de solde.
🔍 Indy pré-remplit automatiquement les informations de la facture en reprenant les données du devis, des acomptes et des factures de situations émis. Vous pouvez bien sûr ajuster manuellement certains éléments si besoin.
👉 Finalisez ensuite la facture en cliquant sur Valider la facture en haut à droite.
Importer une facture de situation
Il est pas (encore) possible d'importer des factures de situation depuis un autre logiciel qu'Indy. Il faudra donc créer votre devis sur Indy pour pourvoir créer des factures de situation.
Faire un avoir sur une facture de situation
💡 Vous pouvez éditer un avoir sur une facture de situation uniquement si la facture de solde n’a pas encore été créée.
Si la facture de solde a déjà été émise, procédez d’abord à un avoir sur celle-ci, puis sur la facture de situation.
💡 Consultez notre article dédié pour savoir comment faire un avoir sur Indy.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à nous solliciter via la bulle de chat, en bas à droite de votre écran.
À bientôt 👋